WhatsApp untuk Event Organizer: Daftar Periksa, Vendor, dan Pelunasan
Acara besar gagal pada hal kecil yang tidak ada yang mencatat. WAPRO menyimpan daftar periksa yang menandai apa yang masih menunggu keputusan klien, dan mengingatkan pelunasan sebelum vendor harus dibayar.
Pasang paket EventYang biasanya menghambat
- Keputusan klien tertunda, dan vendor tidak bisa dikunci sampai ada jawaban.
- Daftar periksa ada di kepala koordinator, dan hilang saat ia sakit.
- Pelunasan datang terlalu dekat hari H, dan vendor belum bisa dibayar.
- Perubahan di hari terakhir tidak sampai ke semua vendor.
Bagaimana jalannya di WAPRO
- 1Calon klien dibalas dengan dua pertanyaan: tanggal dan perkiraan jumlah tamu.
- 2Penawaran dikirim beserta yang tidak termasuk, agar anggarannya tidak bocor di akhir.
- 3Uang muka mengunci tanggal, dan konfirmasinya dikirim tertulis.
- 4Daftar periksa diperbarui berkala, dengan bagian yang menunggu keputusan klien di paling atas.
- 5Pelunasan diingatkan 21 hari dan 7 hari sebelumnya; pengingat hari H dikirim 14, 3, dan 1 hari sebelum.
Fitur yang benar-benar dipakai
Contoh template
Diambil apa adanya dari paket Event & Wedding — bukan contoh yang dikarang untuk halaman ini.
Penawaran Paket Acara
{{customer_name}}, penawaran untuk {{nama_acara}} dengan {{perkiraan_tamu}} tamu: {{total_amount}}. Kami cantumkan pula yang tidak termasuk, supaya anggaran Anda tidak bocor di akhir.
Daftar Periksa Persiapan
{{customer_name}}, daftar periksa {{nama_acara}} sudah kami perbarui. Bagian yang masih menunggu keputusan Anda kami tandai di paling atas.
Pelunasan Sebelum Acara
{{customer_name}}, pelunasan {{nama_acara}} sebesar {{total_amount}} ditunggu paling lambat {{due_date}}, agar seluruh vendor dapat kami bayarkan sebelum hari H.
Contoh otomasi
- Pesan yang menyebut "nikah" atau "resepsi" memindahkan kontak ke tahap calon klien dan menandainya.
- Setelah pelunasan tercatat, pengingat tagihan berhenti dan pengingat hari H tetap berjalan.
Menyambung ke sistem yang sudah ada
- Alat manajemen acara mengirim peristiwa daftar periksa diperbarui, dan ringkasannya dikirim.
- Peristiwa pelunasan menghentikan pengingat tagihan tanpa ada yang mematikannya.
Pertanyaan yang sering muncul
Kenapa pengingat hari H dikirim tiga kali?
Karena persiapan acara punya tiga titik keputusan berbeda: dua pekan sebelum untuk hal yang masih bisa diubah, tiga hari untuk memastikan, sehari untuk susunan akhirnya.
Bisakah mengabari seluruh vendor sekaligus?
Bisa, lewat segmen kontak vendor untuk acara itu. Yang penting: vendor dan klien dipisahkan, karena yang perlu diketahui keduanya tidak sama.
Bagaimana menagih pelunasan tanpa merusak suasana?
Sebutkan alasannya — vendor perlu dibayar sebelum hari H. Template bawaan menuliskannya, karena tagihan yang dijelaskan terasa sangat berbeda dari tagihan yang hanya diulang.
Paket Event & Wedding berisi template, pengingat, dan kolom kontak yang sudah disiapkan. Semuanya dapat disunting sebelum dipakai.
Pasang paket Event