WAPRO
Untuk Penagihan

WhatsApp untuk Penagihan: Faktur, Jatuh Tempo, dan Tunggakan

Tagihan yang terlambat sebagian besar hanya terlewat, bukan ditolak. WAPRO mengirim faktur, mengingatkan sebelum dan sesudah jatuh tempo, lalu berhenti sendiri begitu pembayaran tercatat.

Pasang paket Penagihan

Yang biasanya menghambat

  • Faktur dikirim lewat surel dan tidak dibaca, lalu jatuh tempo terlewat.
  • Pengingat dikirim manual, jadi sebagian pelanggan tertagih dua kali dan sebagian tidak sama sekali.
  • Pembayaran yang nominalnya berbeda dari faktur tidak dikonfirmasi, dan pencatatannya keliru.
  • Perubahan rekening tujuan dimanfaatkan penipu yang mengaku dari perusahaan Anda.

Bagaimana jalannya di WAPRO

  1. 1Faktur terbit dikirim beserta nomor dan jatuh temponya.
  2. 2Pengingat dikirim tujuh hari dan satu hari sebelum, lalu tiga hari sesudah jatuh tempo.
  3. 3Pembayaran yang masuk dikonfirmasi, dan pengingatnya berhenti pada peristiwa itu.
  4. 4Nominal yang berbeda dari faktur dikonfirmasi lebih dulu, bukan dicatat begitu saja.
  5. 5Perubahan rekening tujuan diumumkan hanya lewat kanal resmi, dengan peringatan eksplisit.

Fitur yang benar-benar dipakai

Kolom kontak untuk nomor pelanggan, siklus tagihan, dan metode bayar biasa
Pengingat bertingkat yang berhenti pada peristiwa pembayaran, bukan pada jadwal
Template konfirmasi nominal berbeda
Catatan kepatuhan: tidak ada template yang memakai nada mengancam

Contoh template

Diambil apa adanya dari paket Penagihan — bukan contoh yang dikarang untuk halaman ini.

Faktur Terbit

Halo {{customer_name}}, faktur {{invoice_number}} sebesar {{total_amount}} sudah terbit dengan jatuh tempo {{due_date}}. Rinciannya kami lampirkan.

Tagihan Lewat Jatuh Tempo

{{customer_name}}, faktur {{invoice_number}} melewati jatuh tempo {{due_date}} dan belum tercatat lunas. Bila ada kendala, hubungi kami supaya dapat dicarikan jalan keluarnya.

Perubahan Rekening Tujuan

Pemberitahuan penting dari {{business_name}}: rekening tujuan pembayaran berubah. Nomor barunya hanya kami umumkan lewat kanal resmi — mohon jangan mengikuti nomor rekening dari pesan di luar kanal ini.

Contoh otomasi

  • Peristiwa tunggakan dari sistem penagihan menandai kontaknya, dan tandanya hilang setelah lunas.
  • Pelanggan yang selalu membayar tepat waktu ditandai, sehingga pengingatnya dapat dibuat lebih ringan.

Menyambung ke sistem yang sudah ada

  • Sistem akuntansi mengirim peristiwa faktur terbit, jatuh tempo, dan pembayaran diterima.
  • Pengingat berhenti pada peristiwa pembayaran — jadwal tidak tahu siapa yang sudah membayar.

Pertanyaan yang sering muncul

Apakah menagih lewat WhatsApp diperbolehkan?

Menagih tagihan yang sudah disepakati termasuk pesan transaksional, bukan promosi. Yang tidak boleh adalah nada mengancam, menagih berulang-ulang di luar jam wajar, atau menghubungi orang lain soal utang seseorang.

Bagaimana memastikan pengingat berhenti setelah pelanggan membayar?

Sambungkan peristiwa pembayaran dari sistem Anda. Pengingat berhenti pada peristiwa itu — menagih orang yang sudah membayar merusak kepercayaan lebih cepat daripada tidak menagih sama sekali.

Kenapa ada template khusus untuk perubahan rekening?

Karena penipuan yang paling sering berhasil adalah pesan yang mengaku dari perusahaan Anda dengan nomor rekening berbeda. Template itu menyatakan bahwa perubahan hanya diumumkan lewat kanal resmi.

Paket Penagihan berisi template, pengingat, dan kolom kontak yang sudah disiapkan. Semuanya dapat disunting sebelum dipakai.

Pasang paket Penagihan